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一、启动阶段

1、申请：物业管理条例规定由20%及以上业主联名发起，向辖区街道书面申请，附上业主名单表格，实践中，建议向辖区接到索取申请书及签名表格式样，签名表格可以分楼栋整理提交，分别填写门牌号、业主姓名、身份证号、手机号及业主签字（按手印），再附上产权证复印件，其中产权证复印件可采取微信照相后发给召集人集中打印。为避免比例不达标风险，建议收集22-25%的业主签名。

注意：

1）每个城市人大出台的物业管理条例对发起成立业委会的人数或比例要求不一样，绝大多数要求20%业主联名申请，四川20名、桂林8名、河北衡水30名、北京5%、北方部分城市不需要业主发起，规定入驻比例达到多少后，街道就有责任指导成立业委会筹备组，请召集人一定要查询当地省市物业管理条例，或咨询业主我当家客服。

2）传统方式采取志愿者逐户扫楼或摆摊方式收集业主签名和产权证明，存在工作量大、时间周期长等难题，“业主我当家”推出了业主网上签名接龙方式，召集人可直接申请，微信搜索小程序：业主我当家，切换小区申请免费开通，先采取网上签名接龙方式，签名接龙虽然没有法律效力，但可帮助召集人精准快速地完成业主意向信息收集，召集人再通过微信联系签名业主上传产权证明照片及分楼栋线下表格签字等工作，效率会明显提高。

3）各地物业管理条例都规定了筹备组成员和业委会候选人需要履行业主义务，其中缴纳物业费是义务之一，虽然全国人大法工委发现缴纳物业费和成为业委会候选人是两个法律关系，但各省市人大机关尚未及时正式修订物业管理条例，基层街道和社区仍然按出台的法律执行并没有错，因此尚未缴纳物业费的业主建议不宜成为业委会筹备组发起召集人、筹备组成员和业委会候选人，避免因为维权嫌疑致使成立业委会久拖不绝，长期停留在打“口水仗”阶段，业主也要理解并帮助基层街道、社区工作人员免责。

2、将签字表格和产权证明整理好后，封面附上申请书，业委会申请资料由3名业主共同递交到辖区街道物业科或物业管理中心，记住申请书最后一定要留下召集人及手机号码方便接到或社区工作人员通知你。为做好预防工作，召集人最好将每个业主产权复印件手机照相保存一份，以备将来失败后再次申请可以继续使用。针对个别特殊街道，小区申请成立业委会，可通过中国邮政EMS信函邮寄，保存发出时间证据，物业管理条例明确了收到资料后多久（例如30日）之后，街道要做出响应，否则就算程序违规。

3、街道收到申请资料后，一般会通知社区居委会协助组织，要求开发商或物业服务企业提供小区业主总户数资料，核实20%联名申请比例是否达标，如达标，社区将于7日内在小区发布20%业主发起成立业委会的公告并电话联系召集人。

4、7天公告后如无重大异议，社区居委会再次张贴发布筹备组成员报名通知，由业主自行到社区报名，一般要求提供：1）产权证复印件 2）身份证复印件 3）无犯罪记录证明（重庆可在渝快办APP上申请） 4）最近三个月物业费缴费记录证明。

5、筹备组成员一般由9-13人组成，要求业主代表大于1/2，原则上根据报名条件由业主召主代表报名为妥。如报名业主较多，居委会将按业主集人统筹推荐业结构、楼栋分布等因素统筹抽取，法律上没有做出明确要求。接下来居委会发布筹备组成员名单公示（7日）。

6、重要的事情说三遍：筹备组重要工作是依法依规走流程，重在文书通过，并筹备组成员签字确认，请提前物色一名善于word或wps操作的业主进入筹备组，负责文书模板准备、修改、打印、筹备组会议纪要等，筹备组不开无准备的会议，任何分歧在会前统筹达成，重大分歧或难以取得共识的分歧，在筹备组会上，组长或副组长说明议题背景和分歧所在后主持投票表决，请各成员独立发表意见，最后采取少数服从多数的开会原则做出执行决议，筹备组会议纪要记录下各成员意见及执行决议内容，这样既充分尊重了每个成员的意见，又快速达成了会议执行决议，例如：某建委领导出席筹备组会议，提出了明显不合规的要求，会议纪要帮他记录下来，最后采取举手表决方式达成执行决议，会后会议纪要征询该领导的意见，如果他认为合适，就向全体业主发布会议纪要。通过公开，个别成员明显不合规、不合理的要求下次就会谨言慎为了，达到争论归争论、工作不停滞的效果。

在实践中，很多小区业主都不擅长政府要求的文书格式，为缩短筹备时间，可向“业主我当家”申请筹备组执行秘书服务（4888），提供筹备流程技巧指导及所有筹备文书起草服务。

业主我当家小程序

二、筹备组（第一次）会议

1、由街道任命筹备组组长（一般是社区书记），组长提名副组长，一般是业主召集人，负责筹备组联络工作，后期公示中将公布副组长手机联系号码，明确筹备工作文书执笔人（主要是修改文书工作），会议纪要原则上也由文书执笔人负责。

2、组长宣布筹备组纪律：代表筹备组发布任何公告都要加盖社区公章才算合法有效，如有成员连续三次不参加筹备组会议算自动放弃成员资格，每次筹备组会议，各成员可独立发表意见，最后执行决议采取少数服从多数开会议事筹备原则，形成筹备组书面会议纪要，原则上向小区全体业主张贴公开。

3、宣读《民法典》对首次业主大会投票选举有效性要求，特别是其中2/3参与率和1/2通过率的具体定义，明确业主定义：姓名在产权证上有载明。

4、根据模板（业主我当家小程序管理后台可免费下载）填写业主委员会委员产生办法（草案，类似临时宪法），明确第一届业主委员会委员由几人组成，建议7名，2名候补委员，不宜选择物业管理条例规定的上线和下限，人少后期辞职容易导致委员不满足法定人数（不能低于确定的1/2，否则算业委会自动解散），人多开会召集难，取得共识难，业委会（监委会）候选人产生通过两个途径：筹备组超过半数以上成员联名推荐或每30名业主联名推荐1名。

5、《业主委员会委员产生办法》会后打印并盖章，由副组长张贴到小区公示征求意见7天，最好照相后电子版也同步发布到类似“业主我当家”小程序平台，加大宣传力度，增加筹备工作透明度。

6、根据模板（业主我们当家小程序管理后台可免费下载）填写小区议事规则（草案）、小区管理规约（草案），会后打印盖章后由副组长张贴到小区公示7天征求意见，建议照相后电子版也同步发布到类似“业主我当家”小程序平台，提高公开透明度。

7、明确筹备组负责核实小区总户数和总面积。

8、确定筹备组（第二次）会议时间，原则上7日后上班时间。

9、打印筹备组会议纪要，签字，会后通过业主决策小程序平台发布筹备组会议纪要，方便更多业主及时了解业委会筹备动态。

筹备组会议纪要案例

三、筹备组（第二次）会议

1、副组长汇报征集意见期间收集到的业主反馈意见，逐条讨论后现场修改审核通过，如有争议，逐个记录筹备组成员的姓名、意见，现场通过举手表决方式完成修订，形成《业主委员会委员产生办法》最终稿、小区议事规则（草案）、小区管理规约（草案）。

2、明确小区总户数和总面积，落实业主清册电子版（门牌号、业主姓名、面积、手机号码），一般通过街道或社区向物业服务企业索取，业主姓名也可由街道通过电子公文向不动产登记部门调取，但一般没有电话号码，即使有，都是买房时的老手机号。

3、发布业委会候选人报名通知，会议结束前，副组长及时推荐下小区潜在合适的候选人代表，大家合议讨论，现场筹备组半数成员联名签字推荐。理论上可以由30名业主联名推荐一名候选人，实践中，因中国人一般比较含蓄，难以启齿主动邀请30名业主帮忙推荐自己，业主之间也缺乏有效组织，因此难以获得30名业主联名推荐，所以业主候选人一般通过筹备组半数成员联名推荐效果最好，推荐过程中，要提前核实业主是否能出具最近三个月的物业费缴费记录证明和及无违章搭建记录。

4、明确筹备组（第三次）会议时间（7日后的上班时间）。

5、打印筹备组（第二次）会议纪要，签字，会后发布到业主决策平台。

四、筹备组（第三次）会议

1、根据每30名业主联名推荐和筹备组半数成员联名推荐情况，对业委会候选人开展资格审查：是否是业主、物业费交费证明、无犯罪记录证明（重庆市可通过渝快办申请）、无违章搭建（以钢筋水泥为标准），统筹候选人数量，一般采取差额选举，例如9选7、11选9等。实践中，每30名业主联名推荐很困难，一般有筹备组成员半数联名推荐效率最高。

2、明确首次业主大会的时间，一般是20天。特别注明：根据业主大会召开进度，筹备组可提前2天决定是否延长本次业主大会的时间，每次延长时间不超过10天，最多不超过3次。召开方式（书面+电子投票+电话投票），议题（表决小区议事规则、表决小区管理规约、选举业委会委员、选举监委会委员）等，审议首次业主大会公告（可通过业主我当家-管理后台-下载业主大会公告模板）。

3、落实首次业主大会宣传工作，制作横幅和候选人展板，发挥抖音、今日头条等新媒体宣传作用，收集候选人简介及照片，提交业主决策小程序平台制作发布。

4、使用业主决策电子投票的小区筹备组，建议申请公证处司法公证，增加公开透明度，减少后期争议的风险隐患，为社区、街道参加筹备工作的人员免责。

5、张贴业主大会公告（15天），包含附件：小区议事规则（定稿）、小区管理规约（定稿）、候选人名单或介绍。时间相机照相保存，电子版同步发布到业主决策平台作为会议资料。

6、筹备组会议纪要打印、签字，会后发布到业主决策小程序平台。

首次业主大会公告

五、业主投票

1、第1-20天，电子投票24小时全天候开通，业主通过实名认证后参与投票，实名认证先通过技术手段将业主授权的手机号码与业主清册手机号码做比对，如通过不了，再引导业主上传能证明业主身份的证件（例如：身份证、驾驶证、行车执照、不动产登记证、房产证、购房合同、司法判决、渝快办产权查询截图、医保卡、社保卡、户口簿、乘车卡、老年卡、工作证、退休证等）信息后由筹备组后台人工审核确认。

推广电子投票的主要渠道有：1）将投票小程序发送到业主群中 2）将投票小程序二维码张贴到住宅电梯中 3）鼓励业主按照门牌号大数据指引，将投票小程序通过微信点对点地发送给尚未投票的邻居业主 4）后期管理员指导楼栋长通过自己的手机向尚未投票的业主群发短信通知。

业主决策电子投票

2、建议第一个周末（1-2天）开通书面投票，主要针对老年业主和不愿意使用电子投票的极个别业主提供投票通道，实践经验，开通书面投票前期一般还收得到几十或上百张，以后就陆续减少甚至没有了。

3、第一个周末开通书面投票后，再启动志愿者扫楼，为减少争议和监督工作量，建议志愿者只负责指导业主如何实名认证后参加电子投票工作，原则上不再设置流动投票箱。

4、最后一周，筹备组根据业主大会进度，可以启用应急预案，委托"业主我当家"等第三方通过呼叫中心座席电话录音方式投票，第三方提交每个成功业主（核对是xx门牌号xx电话的业主，反馈赞同、反对或弃权，未接通或不是业主或不愿意电话投票等不算成功）的MP3格式的录音对话文件，用于筹备组、社区、街道、公证机关抽查，后期如有电话投票业主起诉法院申请撤销业主大会决议，录音对话文件证件法院一般都会予以采信确认，合法有效。

5、业主大会期间，楼栋志愿者可根据“业主我当家”门牌号投票大数据，通过“智扫”代替过去的“盲扫”，管理员也可标注当天完成的书面投票和电话投票门牌号，促进业主邻居相互提醒，提高志愿者扫楼效率。

分楼栋投票实时大数据

6、投票期间，可委托业主我当家制作业主投票短视频用于抖音和微信视频号宣传，策划软文通过今日头条、公众号等新媒体投放，促进业主之间传播，提高业主投票参与率和业主大会成功率。特别提醒，《民法典》实施后，业主参与率和面积参与率是新的拦路虎，算真正的难点和卡点，特别是开发商面积占比较大的小区，通过率不再是难点了。

7、唱票时业主决策小程序平台已自动处理业主投票权去重问题（一人多套房算一票，面积相加），自动计算业主参与率、面积参与率、各议题业主和面积得票数、通过率等大数据，唱票计票时间缩短至30-120分钟内。

投票门牌号大数据

六、时间规划

街道或社区成立筹备组后，自召开第一次筹备组会议算起，三次筹备组会议后的公示时间至少需要21天，首次业主大会公告时间法律规定15天，合计至少需要36天才能启动首次业主大会投票选举，中间不能有任何拖延，完成投票选举一般需要60天。法律规定，筹备时间一般不超过6个月，特殊原因可申请适当延期。

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