付款流程的基本要求(公司付款流程)

昨天和一家企业的财务负责人沟通了一下报销与付款方面的困惑,特别是在如何进行信息化处理方面,与多个信息化厂商沟通后,都没有找到他理想的方案,最后我给了他一个思路,表示认可。

在设计报销流程时,大家往往只关注谁要参与审批流程,但往往忘记了每个环节为什么要参与这个流程,在这个流程中它的主要职责是什么。有了这个基础,如何进行信息化,就非常好设计了,例如我们曾经给某企业设计的办公费用报销流程

序号

单据

经办人

主管会计

财务经理

财务总监

出纳

资金会计

审核会计

类型

检查确认

审核

审核

审批

发起付款

审核(5万以下)

审批(5万以上)

审批

1

费用报销审批单

报销金额是否与发票金额一致;

审核报销金额是否与发票金额一致;

1、审核单据是否完整,是否符合核算要求

1、依据公司授权手册进行审批

1、审核费用报销审批单与发票金额是否一致;

审核出纳是否按照收款账户资料记载的开户行及账号付款。

审核出纳是否按照收款账户资料记载的开户行及账号付款。

报销金额是否低于或等于采购请示审批单(如有)金额;

审核报销金额是否低于或等于采购请示审批单(如有)金额;

2、审核 审批流程是否完整;

2、其他需要关注的事项

2、按照收款账户资料记载的开户行及账号发起付款。

审核是否经过归口管理部门审核;

3、其他需要关注的事项。

审核是否按照港务公司制度规定的审批流程和授权手册进行审批。

2

发票

发票抬头是否正确,包括购方的公司名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号等内容;

审核发票抬头、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号是否与合同约定一致;

发票金额大小写是否一致(手工发票);

审核发票金额大小写是否一致(手工发票);

通过国税发票查验平台查验,确认发票是否真实有效;

审核发票是否真实,是否经过查验;

 检查是否存在重复报销情形(电子发票收票人签字背书和日期);

审核发票是否存在重复报销情形(电子发票);

检查发票印章是否为销售方发票专用章,章印是否清晰;

印章是否为发票专用章,盖章是否清晰;

审核开具的发票与业务的时效是否一致,是否跨期(年);

审核适用税率与业务性质是否相符;

3

销货清单(如有)

专用发票与销货清单是否一致;

审核发票与销货清单是否一致;

销售清单上是否加盖发票专票章。

审核销售清单上是否加盖发票专票章。

4

采购请示(如有)

需求部门是否通过事前审批;

审核需求部门是否通过事前审批;

5

采购合同(如有)

合同内容与采购请示内容是否相符;

审核费用报销条件、时间、进度是否与本次结算相符;

费用报销条件、时间、进度是否与本次结算相符;

审核费用报销条件、时间、进度是否与本次结算相符;

合同是否经过双方签章确认并生效。

6

比价报告(如有)

询价过程是否符合港务公司制度规定;

审核比价报告是否经过审批;

询价结果是否经过审批。

7

验收报告(如有)

验收过程是否符合港务公司制度规定;

审核验收报告是否有验收人员的验收意见和结论。

验收报告是否有验收人员签署意见,并加盖部门章。

8

(银行卡)收款账户资料证明

确认银行卡信息填写是否正确;

审核是否附有收款信息;

确认收款账户信息是否正确

审核收款信息是否与合同约定一致

审核/审批完成后的处理

主管会计必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核,对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受,并向财务经理报告;对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回,并要求按照国家统一的会计制度的规定更正、补充。原始凭证经审核无误后,主管会计在差旅费报销单中签字确认。

财务经理对原始凭证一般审核无误后在差旅费报销单中签字确认。

财务总监经审核无误后在差旅费报销单中签字确认。

出纳审核完成后,登录网上银行,进行付款操作,网上付款完成后将会计凭证传递至资金会计

资金会计审核出纳付款操作内容及会计凭证,审核无误后完成审核操作。

稽核会计审核出纳付款操作内容及会计凭证,审核无误后完成审批操作。

最后,整个流程再结合预算管理、合同管理、项目管理相结合,可以清楚地掌握每个报销业务对应的预算指标、合同条款、项目归集。如果有需求,还可以把发票的相关管理也整合在报销的流程中。

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