一、流程综述
1、业委会换届筹备组开会形成会议纪要
2、业委会与公司签订两个法律文书
3、业委会上传Excel业主清册
4、设置业主大会换届议题
5、业主实名认证,对议题做选择题投票
6、导出电子投票数据,补录书面投票,生成结果,形成业主大会换届决议
二、形成会议纪要
召开业委会换届筹备组会议,形成启用业主决策电子投票会议纪要,为适度降低换届筹备组工作量,控制换届筹备工作经费,提高业主参与率和业主大会成功率,物业管理条例鼓励使用业主决策电子投票召开业主大会,《个人信息保护法》规定业委会(换届筹备组)因履职召开业主大会,可无需取得业主个人同意,就可合理使用业主个人信息,借鉴其它小区经验,结合本小区实际情况,建议启用业主决策电子投票平台,会议纪要中,筹备组成员如有不同意见,可记录在案(委员姓名:意见),最后按照少数服从多数的方法形成决议执行意见。
三、业委会签订两个法律文书
温馨提醒:业委会换届期间,业委会仍然是法律主体,除不能召开重大业主大会外,仍然可以签署协议并开展收支等正常活动,需签署:
1、按照《个人信息保护法》,为保护业主隐私,签订业主信息安全保密协议(标准模板)。
2、有偿服务,签订服务合同(按户按年收费,包年无限次使用)。
四、上传业主清册
筹备组授权管理员,按照平台提供的Excel模板,整理小区业主清册(楼栋号、门牌号、姓名、手机号码、面积),自己上传小程序平台。
五、设置业主大会议题并投票
筹备组设置好业主大会议题(首次由小程序平台方协助设置),将小程序投放到业主微信群中,大家点开小程序即可参与投票,如发现未实名认证,小程序引导业主授权微信手机号,自动与上传业主清册手机号比对,并将微信与门牌号绑定。如匹配不成功,小程序将引导业主上传身份证、驾驶证、行车执照、不动产登记证、产权证、产权查询截图、司法判决、购房合同、医保卡、社保卡、户口簿、乘车卡、退休证、工作证等,后台筹备组人工实名审核确认。
六、业主大会唱票结果公示
导出投票数据,唱票补录书面投票,业主大会截止后,管理员导出电子投票Excel表,工作人员唱票补录书面投票数据,表格自动计算出各种统计数据,打印签字后,形成业主大会换届会议决议。
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